法人登記も可能！？バーチャルオフィスのメリットデメリットを解説

新型コロナウイルスの影響もあり、人々はニューノーマル（新しい常態）な時代に合わせた生活があたりまえになりました。そんな中、新しいオフィスのあり方であるバーチャルオフィスが注目を集めています。

バーチャルオフィスとは、レンタルした住所を使い、法人登記もできるサービスです。今回は、そんなバーチャルオフィスのメリット、デメリットを含め解説します。

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バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは、オフィスそのものをレンタルするレンタルオフィス、あるいはオフィス空間や設備を不特定多数の利用者にレンタルするシェアオフィスとは異なり、主に住所や電話番号などの事務所登記や郵便物の受け取りなどのサポートを提供するサービスです。

一般的には、事務所や会議室を必要としない副業やフリーランス、起業家などが利用することが多いです。

バーチャルオフィスを利用することで、住所登記による信頼性の向上や、ビジネス活動に必要な法的手続きの簡略化、費用削減などのメリットがあります。

ただし、作業スペースや会議室の確保などは利用者自身が行う必要があるため、使用目的や業務内容によっては、単純に費用削減が図れるわけではないことに留意する必要があります。

バーチャルオフィスが注目される背景

新型コロナウイルスの終息の出口が見えないなか、「withコロナ」のキャッチフレーズとともに、ニューノーマル（新しい普通）の生活様式が定着しつつあります。

例えば、生活面ではマスク着用や手洗いの実施、レジ待ちやライブでのソーシャルディスタンスを確保がうたわれ、ビジネス面においてはネットショップおよびECサイトの利用者の急増などがあげられます。

新型コロナウイルスの影響をきっかけに、感染症に対する予防や衛生管理のあり方は、人々の生活や娯楽における物理的な接触を回避する傾向を生み出しました。デメリットとして、人々の接触が減ることは、従来のコミュニケーションがなくなることを意味します。また精神面においてサポートを必要とする人が増えました。

一方、メリットとして、意思疎通をスムーズにするツールの開発や導入によって新しいコミュニケーションのあり方が生まれています。また新規ビジネスや起業者が増えて、落ち込んだ経済を活性化させています。生活をする消費者（需要者）の変化は、サービスの提供側（供給者）のあり方を変化させます。

サービスの提供側の変化としては、企業のテレワーク化の促進に伴い副業希望者およびフリーランスの仕事が増加することにより、案件紹介を行うエージェント会社の競争が激化しています。またネットショップおよびECサービスの利用者の急増に対応するために、ネットワークインフラの強化や物流会社の新規設立なども続いています。このようなビジネス形態の大きい変化の一環として、バーチャルオフィスが新しいオフィスのあり方として注目を浴びるようになった背景があります。

バーチャルオフィスで法人登記ができる？

新型コロナウイルスの影響によりビジネス形態の変化を念頭に置けば、今必要なサービスがわかります。

人と人との接触が多い対人サービスを重視するビジネスではなく、コミュニケーションを助けたり、情報共有を積極的に可能にするサービスです。つまり今必要なサービスを提供するビジネスとは、大きい事務所や販売店舗を必要としません。ただしインターネットを通じてサービスを販売するネットショップの場合は、特定商取引法に基づき住所等の個人情報を記載することが義務となっています。。

バーチャルオフィスの利用は、法人登記を可能にし、住所を取引先やHPに公開できます。特に起業希望者にとっては、実際に法人登記した所在地で仕事をしませんが、事務所にかかる固定費用を大幅にカットできます。

バーチャルオフィスのメリット/デメリット

ここでは、バーチャルオフィスを利用する場合のメリット/デメリットについて詳細を確認しましょう。

バーチャルオフィスを利用するメリット

まずはバーチャルオフィスのメリットをみていきましょう。

コスト面

小さい事務所をレンタルする場合、固定費としての家賃は少なくとも月に数万円ほどかかります。バーチャルオフィスを利用する場合は、1000円以下から利用できるので費用がかなり抑えられます。またバーチャルオフィスは住所をレンタルするサービスのみに絞ることも可能です。仕事の作業は自宅で行い、打ち合わせは近くのカフェなどで行えばかなりの費用がカットできます。

スピード

事務所をレンタルする場合、場所の選定から、申し込み、審査、契約と多くのプロセスをクリアしなければなりません。3カ月ぐらいの期間を要するケースが多くあります。バーチャルオフィスは、うまくいけば10日前後で住所をレンタルできるのでスピード面では圧倒的に楽です。

個人情報の保護

特定商取引法に基づき、ネットショップを経営する場合に自宅の住所で法人登記すると、クレーマーなどが自宅にやってくるトラブルに発展します。またしつこいダイレクトメールに悩まされるケースも報告されています。ネットビジネスを行う場合、特定商取引法に定められた一定事項の明記が必須です。その一定事項には氏名や住所といった個人情報が含まれています。バーチャルオフィスを利用すれば、自宅の住所は使わずに済むので被害を受けすに済み、特定商取引法の不都合を回避できます。

信用が得られる

起業したてなどは実績がないので、取引先は住所などをよく見ます。バーチャルオフィスを利用すれば、シンボルタワー、一等地の住所などを使えるようになるので信用が得やすくなります。

バーチャルオフィスを利用するデメリット

続いてバーチャルオフィスを利用する懸念点/デメリットです。

イメージが低下する

取引先との打ち合わせや会議は自宅やカフェなどになるので、会社のイメージが悪くなります。

バーチャルオフィスは銀行口座が作りにくい

口座および融資を銀行から受ける際には、契約書のコピーの提出は必須になります。バーチャルオフィスの利用は賃貸にならず、利用契約書になるので銀行のイメージが悪く口座・融資は不利になることが多いです。

仕事をする場所は自分で確保する

バーチャルオフィスは、住所のレンタルのみで、原則専用スペースのレンタルはありません。自宅が仕事場に適さないなどの場合は、最適な場所の確保が必要です。またスタッフがいる場合は、例えばインターネットが使えないなどの緊急時に、どこに集まるかなど決めておかないといけません。

バーチャルオフィスの実際の利用例

テレワークやリモートワークの拡大により、オフィス不要論が高まる中、バーチャルオフィスの利用が広がっています。ここでは、バーチャルオフィスの実際の利用例についてみていきます。

起業家の事務所代わりとして

起業家は、創業時にオフィススペースを確保することが難しい場合があります。そこで、バーチャルオフィスを利用することで、住所や電話番号を確保し、法人登記を行うことができます。また、必要な時だけ会議室や応接室を借りることもできます。

新規事業の進出先として

新規事業を開始する場合、支店や事務所を新設するのは費用がかかります。しかし、バーチャルオフィスを利用することで、地理的な制約を受けずに、新規事業の展開先を広げることができます。また、その地域に住む消費者からの信頼性も高くなります。

顧客との信頼関係の向上

バーチャルオフィスを利用することで、顧客からの電話や郵便物を受け取ることができます。このため、取引先からの信頼性が高まり、信用のあるビジネスパートナーとして扱われる可能性が高くなります。

バーチャルオフィスの選び方

まずバーチャルオフィスを利用するにあたり、バーチャルオフィスの提供会社が基本的に備えているサービス内容を確認しましょう。

基本機能

備えている主な機能は以下の3つです。

1つ目は住所の提供です。2つ目は電話番号・FAX番号の提供を行います。最後に郵便物の受け取り、指定場所に転送するサービスの提供です。

この基本サービス以外はオプションになります。バーチャルオフィスの提供会社によっては、基本機能として有料のオプションを無料に組み込んでいるところもあります。

オプション機能

バーチャルオフィスを利用する場合、主な選定基準は2つになります。提供を受ける住所の場所と、どんなオプション機能を備えているかです。住所については利用者の好みに影響する部分が多いので、ここではバーチャルオフィスの提供会社が備えているオプション機能を4つほど確認してみます。

打ち合わせ、会議室提供サービス

自宅やカフェなどでは、緊張感のあるコミュニケーションがやりにくいです。打ち合わせ、会議室の提供サービスを受けると雰囲気を持った場所で、コミュニケーションが進められます。

ダイレクトメールなど破棄を行ってくれるサービス

ダイレクトメールなどを転送されても迷惑である利用者は、メールや電話でその旨を伝えれば、代理で破棄してくれます。

法人登記代行サービス

法人登記を利用者自身で行うとなると、時間がとられてしまいます。専門家に任せたい場合は代行してくれます。

補助金・助成金のサポートサービス

国や県の行う補助金・助成金の申告には住所があり、郵便物が届いているといった事実だけでは申告基準を満たさないのが特徴です。どのように利用者自身が、実質的なビジネスを行っているのかがポイントになります。補助金・助成金のサポートサービスはバーチャルオフィスの利用者でも、補助金・助成金を得るために適切な助言をしてくれたり、書類作成を代行してくれます。

以上オプションサービスはバーチャルオフィスの提供会社によって違うので、利用者自身にとって、どのオプションがメリットおよびデメリットになるのか検討する必要があります。