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テレワークの便利ツール13選!セキュリティ対策などの課題を解決

テレワークの便利ツール13選!セキュリティ対策などの課題を解決
2023年11月27日
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テレワークはオフィス勤務と異なり、さまざまな課題に突き当たります。課題の解決には、テレワークでよく利用される便利ツールの導入がおすすめです。

今回の記事では、テレワークの便利ツール13選を徹底調査しました。本記事を読めば、現在の課題解決に必要な便利ツールがわかります。

テレワーク向けの便利ツールを導入し、快適な環境を構築して業務効率の向上を目指しましょう。

テレワークとは?

テレワークとは情報通信技術を活用し、場所・時間にとらわれない働き方です。「Tele(離れたところ)」と「Work(働く)」を掛け合わせた造語で、リモートワークと呼ばれる場合もあります。2020年のコロナ禍とともに浸透し、2019年に14.8%だったテレワーク率は2022年に26.1%に増加しました。

参照:
ニッセイ基礎研究所「市区町村別「テレワーカー率」の推計(2023年)

テレワークは仕事場所によって、いくつかの種類に分けられます。

テレワークの種類場所
在宅勤務自宅
モバイルワーク電車・飛行機など
サテライト・コワーキングサテライトオフィス・コワーキングスペース
ワーケーション旅行先・リゾート地など

テレワークによくある課題

テレワークの実施にどのような課題があるのかを解説します。抱えている課題を明確化し、解決に最適なツールを検討しましょう。

セキュリティ対策が希薄になりやすい

テレワークはインターネットを活用するため、外部からの攻撃・不正アクセス・盗聴(通信内容ののぞき見)のリスクが高まります。具体的には、以下のようなケースが考えられます。

  • アカウント情報が外部に流出する
  • フリーWi-Fiのセキュリティが甘く通信内容が盗聴される
  • マルウェアに感染する

コミュニケーションがとりにくい

テレワークでは、同僚や上司とのコミュニケーションが不足しがちになります。

オフィスだといつでも声をかけられますが、テレワークでは基本的にメール・チャットなどのテキストメッセージによるコミュニケーションが主です。そのため、些細な質問・疑問を投げかけられずコミュニケーションが疎かになる傾向があります。

コミュニケーション不足で発生する問題は、以下のとおりです。

  • 従業員が不安を感じる
  • モチベーションが低下する
  • 従業員の定着率に影響する

インターネット・Wi-Fiなど必要な環境が整っていない

インターネット・Wi-Fiなどのテレワーク環境が整っていないと、整備コストがかかります。テレワークにかかるコストには、以下のようなものがあります。

  • ハードウェア費
  • VPN・回線など通信環境費
  • 利用ツールの月額費
  • 通信費・冷暖房費など従業員の作業環境への手当

一方、テレワークの導入で以下のようなコスト削減効果が見込めます。

  • オフィス賃料
  • 通勤費用
  • 助成金による補助

タスクや業務の進捗を共有しづらい

テレワークでは、タスクや業務の進捗を共有しづらい点も大きな課題です。

オフィスであれば、朝礼・会議・業務中のコミュニケーションで進捗状況の把握は容易です。しかし、テレワークではテキストコミュニケーションがメインになり、手軽に確認をとるのが難しくなります。

テレワークを実施するなら、細かなヒューマンエラー・認識の差異などを解消する工夫が必要です。

勤怠管理が難しい

勤務時間とプライベートの区別がつけづらく勤怠管理が難しいのもテレワークにおける課題の1つです。

テレワーク用の退勤管理システムがないと、従業員の自己申告に頼るしかありません。マイナビニュースのアンケートでは、テレワーク中にサボった経験がある人は74%でした。従業員の労働時間を平等かつ適切に管理する工夫が求められます。

参照:
マイナビニュース「テレワーク中にサボったらどんな処分がある? 対策について専門家が解説

【一覧】テレワークに便利なツール13選

以下の表では、テレワークの課題解決に対応したツールをまとめました。

テレワークの課題導入すべきツール
情報セキュリティのリスクを低減したいNordVPN
コミュニケーション不足を解決したいSlack、Chatwork、Zoom、Google Meet
テレワークに必要なインフラを整備したいクラウドサイン、freeeサイン、Google ドライブ、Dropbox
業務の進捗管理を適切に管理したいTrello、Notion
労働時間の管理を徹底したいジョブカン、KING OF TIME

それぞれの特徴を解説しますので、自分の環境や課題に最適なツールを導入して効率的なテレワーク環境を構築しましょう。

セキュリティ対策ツール「NordVPN」

料金560円/月~
無料プラン×
公式サイトNordVPN公式サイト

NordVPNの担当者にお話しをお伺いしたところ、”NordVPNは、業界トップクラスの通信速度とセキュリティを誇るVPNサービス。脅威対策機能を備えており、広告・マルウェア・ランサムウェアをブロックしてデバイスを保護できる”とのことです。

1アカウントで最大6台同時に接続でき、VPNの導入もアプリをインストールしてクリックするだけです。30日間返金保証がついているため、ノーリスクで使い勝手を試せる点も魅力です。

NordVPNで通信セキュリティを向上させ、安全なテレワーク環境を構築しましょう。

コミュニケーションツール「Slack」

料金925円/月~
無料プラン
公式サイトSlack公式サイト

Slackはビジネス用チャットツールで、テレワークのコミュニケーションをサポートしてくれます。ビジネス用に設計されており、以下のような機能が搭載されています。

  • 直感的な操作でファイル共有
  • リマインダー機能でスケジュール管理
  • スレッド・チャンネル機能
  • 外部アプリとの連携

Chatworkより使いやすいとの評価もあるSlackは、コミュニケーションツールとして優秀でおすすめです。

コミュニケーションツール「Chatwork」

料金700円/月~
無料プラン
公式サイトChatwork公式サイト

Chatworkは無料で使える国産のビジネスチャットツールで、42万社以上が導入している実績があります。Chatworkに備わっている機能は、以下のとおりです。

  • テキストチャット
  • ビデオ会議
  • タスク管理
  • ファイル管理

シンプルなユーザーインターフェースで、パソコンが苦手な人でも使いやすく設計されています。また、サーバーとの通信はすべて暗号化されており、高いセキュリティを誇るのもChatworkの特徴です。

電子契約ツール「クラウドサイン」

料金10,000円/月~
無料プラン
公式サイトクラウドサイン公式サイト

クラウドサインは、契約締結から書類管理まで一括で可能なクラウド型の電子契約サービスです。

累計利用数は1,000万件を超えており、多くの企業に浸透している実績豊富なツールです。利用方法は簡単で、契約書をアップロードして相手方が承認するだけです。承認する側の受信者は、クラウドサインにアカウント登録する必要がありません。

郵送代・紙代・インク代などのコストを削減し、スピーディーに契約を進めるならクラウドサインの導入は有力な選択肢です。

電子契約ツール「freeeサイン」

料金980円/月~
無料プラン
公式サイトfreeeサイン公式サイト

freeeサインは、契約書の作成・締結・管理まで一括で行える電子契約サービスです。弁護士が監修しているため、安心して利用できるのがfreeeサインの特徴です。

契約書のテンプレート登録が可能で、業務の効率化とともにコスト削減も実現できます。また、社内承認もリモートで行えるためテレワーク導入企業の心強い味方です。

Web会議ツール「Zoom」

料金20,100円/年~
無料プラン
公式サイトZoom公式サイト

Zoomはあらゆるデバイスから、ビデオ会議を可能にするツールです。

Zoomは接続が安定しており、会議を滞りなく進行できるのが大きなメリットです。くわえて、ワンクリックするだけで誰でも簡単にビデオ会議に参加できます。最大1,000人まで対応しており、チーム内ミーティングから全社会議まで幅広く活用できます。

Web会議ツール「Google Meet」

料金1,360円/月~
無料プラン
公式サイトGoogle Meet公式サイト

Google Meetは、Googleが提供する安全性の高いビデオ会議ツールです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用でき、わかりやすいシンプルな画面で手軽に会議へ参加できます。

1つの会議につき250人まで参加が可能で、発言をリアルタイムで字幕表示できるのが大きな特徴です。また、Google MeetはWebブラウザで動作するため専用ソフト・アプリのインストールは必要ありません。

タスク管理ツール「Trello」

料金5ドル/月~
無料プラン
公式サイトTrello公式サイト

Trelloは複数の案件の進捗状況が視覚的にわかり、チームで共有できるタスク管理ツールです。全世界で200万人を超えるユーザーが利用しており、社内プロジェクトから個人のタスクの管理まで幅広く対応しています。

Trelloは付箋をボード上で移動・貼る・剥がすといった動作でタスク管理します。そのため、直感的に操作方法が理解でき運用しやすいのがメリットです。

タスク管理ツール「Notion」

料金8ドル/月~
無料プラン
公式サイトNotion公式サイト

Notionは、さまざまな機能を搭載するオールインワークスペースです。複数のツールをいちいち使い分けずに、1つのツールですませられるよう設計されました。

Notionに搭載されている機能は、以下のとおりです。

  • ドキュメント作成
  • 社内wiki
  • タスク管理
  • 共有ドキュメント
  • カレンダー表示
  • 記事クリップ

テレワークで利用するツールが決まらないときは、ひとまずオールインワークスペースであるNotionを導入するのも一案です。

情報共有ツール「Google ドライブ」

料金680円/月~
無料プラン
公式サイトGoogle ドライブ公式サイト

Google ドライブはGoogleが提供するオンラインストレージで、Officeの代わりとして利用できます。

文章・スプレッドシート・画像・PDFなど、クラウド上でさまざまなファイルの保存・編集が可能です。また、Officeのファイルを変換せずそのまま編集できる点が大きな特徴です。Googleアカウントがあれば誰でもファイルを共有・編集・修正できるため、仕事をスムーズに進められます。

情報共有ツール「Dropbox」

料金1,200円/月~
無料プラン
公式サイトDropbox公式サイト

Dropboxは特別な操作を必要とせず、クラウド上にファイルを保存できるオンラインストレージサービスです。

Dropboxをパソコンにインストールすると、専用フォルダが作られます。フォルダ内に保存したデータは、自動的にオンラインにも保存されるため普段と同じ感覚での利用が可能です。また、トラッキング対応リンクを利用すれば共有ファイルをいつ開いて閉じたのかを計測できます。

勤怠管理ツール「ジョブカン」

料金200円/月~
無料プラン
公式サイトジョブカン公式サイト

ジョブカンは「初めてでも、誰でも、簡単に使える」を謳っている勤怠管理ツールです。勤怠管理業務に必要な機能をすべて備えているにもかかわらず、シンプルな操作性で初心者でも簡単に扱えます。

ジョブカンに搭載されている機能は、以下のとおりです。

  • 勤怠管理
  • ワークフロー
  • 経費精算
  • 採用管理
  • 労務管理
  • 給与計算

1つの機能だけを購入するのも可能ですが、6つすべてを利用すれば業務効率の大幅な向上が期待できます。

勤怠管理ツール「KING OF TIME」

料金300円/月~
無料プラン×
公式サイトKING OF TIME公式サイト

KING OF TIMEは、勤怠管理・シフト管理・働き方改革関連法へ対応したクラウド型のツールです。

ユーザーは307万人を突破し、日本でもっとも利用されている勤怠管理システムとして高い人気を誇ります。ブラウザ・LINE・チャット・生体認証・交通系ICカードなどによる打刻方法があり、テレワーク環境にあわせて設定できます。残業基準・独自休暇など自社の勤怠ルールにあわせて、独自のカスタマイズも可能です。

まとめ

今回の記事では、テレワークの概要・課題・便利なツール13選をまとめました。

2020年のコロナ禍により、テレワークは一般的な働き方として広く認知されています。しかし、未だに多くの企業がテレワークの課題に対し対応に追われているのが現状です。

そんな中、テレワーク向けに多種多様なツールが続々とリリースされています。現在抱える問題を解決できるツールも見つかるでしょう。無料で使えるものは多数あるため、ツールの導入を検討することをおすすめします。