業務の連絡はメールでやり取りを行うのが一般的でしたが、ビジネスチャットツールの登場でメールとチャットを使い分ける人達が増えてきました。メールは大切な情報を残しやすい反面、返信に時間が掛かるデメリットがあります。
ビジネスチャットツールはメールのデメリットを克服することができますが、同時に注意するべき点もあります。今回はおすすめのビジネスチャットツールやメリット、デメリットについて紹介します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは業務のやり取りを目的としたコミュニケーションツールです。社内や複業などで活用することができます。通常のチャットサービスとは違い、ビジネスで必要な機能が揃っているので、効率良くコミュニケーションをとることができます。
例えばビジネスチャットはセキュリティが高いため、チャットログを覗かれる心配がありません。また管理者によってアカウント毎に権限を付けることで大人数のチャットグループでも複数人で管理を行えます。
このような利点から、ビジネスで利用をする時はアプリを使ったプライベートチャットやSNSより、ビジネスチャットがおすすめです。またメールと比べた時、送信ミスが発生しにくく、気軽に利用できるのでスムーズなやり取りが期待できます。
簡単にコミュニケーションが取れるので、テレワークで活用している企業も増えています。また電話、ビデオ電話機能が付いているビジネスチャットもあるので、オンライン上で会議を行うことも可能です。
ビジネスチャットのメリット
ビジネスチャットは、会話を簡単に行うことができるツールです。チャットツールを使用することで、他の人とのコミュニケーションやコラボレーションを安全かつ効率的に行うことができ、時間を節約できます。
ここでは具体的はビジネスチャットを活用することのメリットについてみていきましょう。
業務の効率化
ビジネスチャットは会話形式でメッセージを伝えることができるので、意思疎通を簡単に行えます。メールの場合は定型文を覚えて畏まった文章を考える必要があり、送信するまで時間が掛かってしまうデメリットが発生します。
その一方でビジネスチャットは空き時間を使ってスマホから簡単にやり取りができるので隙間時間を有効活用できるのが特徴です。またプロジェクトで問題が発生しても、大規模なグループチャットを作ることで、会議を開かずに有識者に対して聞くこともできます。
そのため、会議やコミュニケーションに掛かる時間が減り、結果的に大幅な業務の効率化に繋がります。
セキュリティや安全性が高い
顧客とのコミュニケーションで特に気を付けたいポイントは情報漏洩です。顧客とコミュニケーションを行うと、企業の技術など、社外秘の情報を取り扱うことが多くあります。特にメールの場合は社外秘の情報を盗むためにフィッシングやウイルスメール、アカウントの乗っ取りなど攻撃メールを仕掛けられることがあるので注意が必要です。
ビジネスチャットの場合はメールに比べてセキュリティ対策が強化されているので、チャットログを覗かれる危険性が少ないです。ただしアカウントの乗っ取りによって情報が漏洩する可能性があるため、パスワードの取り扱いには注意する必要があります。
ビジネスチャットのデメリット
もちろんビジネスチャットツールにもデメリットはあります。使い方次第ではかえってチーム内でのコミュニケーションがうまく取れなかったり、生産性を落とす可能性もあります。
ビジネスチャットのデメリットを押さえておくことも大切です。
重要な情報が残らない可能性がある
チャットの特徴として大量に会話ログが残ると過去の発言から削除されていきます。なので大事な情報をチャット上で管理するのは難しく、チャットを遡っても見つからない可能性が出てきます。
また簡単にやり取りができるので、チャットで余計なコミュニケーションが発生しやすくログが大量に発生して情報を見つけにくくなることがあります。
大切な情報は書面で残したり、別ファイルにまとめる、プライベートな話しは別チャットを作成するなどの対策が必要です。
業務に集中できない可能性がある
チャット人数が多く、情報共有や質問が乱立すると通知が大量に発生し、業務に集中できない可能性があります。チャットの機能に自分以外のメンションは通知しない、重要なメッセージ以外は知らせないなど細かく設定できるので、チャットを利用する前に一度設定を見直しましょう。
導入コストが掛かる場合がある
ビジネスチャットツールは基本的に無料で使えるものが多いですが、有料版を購入しないと機能に制限が掛かっていることがあるので、導入コストが掛かる場合があります。特にフリーランスとして個人で仕事する場合、多くの顧客とコミュニケーションする必要があり、有料版のビジネスチャットツールを導入しないとチャットのチャンネル数が足りないことがあります。
おすすめのビジネスチャットツール5選
最後に、おすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。
Microsoft Teams
マイクロソフト社製のビジネスチャットツールで、社内で利用されることが多いです。特徴としてはチャット機能の他にパワーポイントやエクセルなどマイクロソフト社のソフトで作成した資料をMicrosoft Teams内で共有することができるので相手とチャットする時、自分の意図が伝わりやすく認識齟齬が発生しにくいメリットがあります。
また通話機能、自動翻訳機能、リマインド機能などMicrosoft Teamsは様々な機能が揃っています。その中でも特におすすめなのが、リマインド機能です。タスクと連携でき、ある一定の時間になったらトピックとして通知されるので、忙しい時に便利です。また既にOffice 365を利用している場合は導入コストが掛からないメリットがあります。
Chatwork
Chatworkはシンプルなデザインと最低限の機能が特徴のビジネスチャットツールです。とにかく使いやすいのが特徴で「最低限の機能だけが欲しい」「普及率が高いビジネスチャットツールを使いたい」といった人におすすめです。
国内で約33万社で利用されており、普及率はトップクラスです。フリーランスで仕事をしている場合、顧客からChatworkを指定されることが多いので、操作方法を覚えておくと業務開始までスムーズに移行することができます。
Chatworkの機能は大きく分けてタスク管理機能、ファイル共有機能の2つがあります。タスク管理機能はタスクを作成して期限を設定することで自分に割り振られた仕事がどれだけ残っているか一目でわかり、ファイル共有機能は相手に資料を送りたい時に活用できる機能です。
共有されたファイルは一覧化されるため、チャットログから探し出す必要がありません。ただし、無料版では制限があります。1アカウントのストレージが5GBまでだったり、ユーザー追加数が100人までなので、Chatworkをメインのビジネスチャットツールとして利用する場合は月額プランに入る必要があります。
Slack
ビジネスチャットツールの中でもSNS連携数が多く、SNS上でメッセージを受信した時、Slackから確認することができます。日本での普及率はまだ少ないですが、充実した機能が揃っているので少しずつ利用している人達が増えています。
例えば最大1GBのファイルをひとつのメッセージにて送れるので、データをまとめて送信することが可能です。また過去ログを確認する際、チャットの送信者、投稿時期、キーワードで細かく検索を絞ることができます。導入コストはアップロード容量が5GBまでであれば無料で使用できます。
LINE WORKS
スマートフォンアプリのLINEをビジネスチャットツールとして利用できるサービスです。LINEの使用感をビジネスチャットツールとして利用できるのでLINEを知っていれば新しい操作方法を覚える必要がありません。
セキュリティ面でも、ISO27001、27017、27018などの有名な国際認証を取得しているので、高いセキュリティの水準サービスを利用できます。ユーザー数100人、ストレージが5GBまでなら無料で使用することが可能です。
パルケトーク
パルケトークは、誰でも簡単に利用できるチャットアプリです。メールアドレスを認証するだけで利用することができ、友達や同僚を招待することも簡単です。
グループトークを作成して、複数人で会話することができます。タスクや投票機能もあり、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
チャットボットも利用可能。英文の添削やアイデア出しなどができます。企業・団体用にチームを作成したり、家族向けにファミリーを設定することもできます。
まとめ
ビジネスチャットツールはメリットだけではなく、デメリットもありますがメールと併用することで円滑に業務を行うことができます。普段の簡単な質問はビジネスチャットツールを活用し、文面として残したい内容はメールでやり取りを行うことでお互いのデメリットを補うことが可能です。
今回紹介したビジネスチャットツールもほとんど無料で試すことができるので、もしビジネスチャットツールの導入で迷っていたら1度試してみてはいかがでしょうか。
