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複業で仕事を始めると、見積・請求書の発行や、確定申告を自分で行う必要があります。白色申告と青色申告の処理の違い、決算書の作成、見積・請求書の発行など、手間のかかる会計業務で困った経験があるかもしれません。
メインの仕事が他にある複業の会計業務では、できるだけ手間を省いて、短時間で効率的に作業を終えたいものです。この記事では、複業で利用するのにオススメのツール、クラウド会計ソフトについてご紹介します。
サラリーマンの複業では収入に対して確定申告が必要になるので注意が必要です。
会計ソフトの種類
“クラウド型”会計ソフトと呼んでいるように、会計ソフトにはクラウド型以外に「オンプレミス型（インストール型）」という種類のソフトもあります。クラウド型のソフトが登場するよりも前に利用されていたもので、購入したソフトのパッケージをパソコンなどにインストールし、ローカル環境で利用するのが特徴です。
クラウド型とオンプレミス型はそれぞれ異なる性質を持っています。例えばクラウド型はオンライン上で利用するソフトであるため、インターネット環境および接続の権限さえあれば場所を問わずに利用することが可能です。一方でオンプレミス型は、そのソフトがインストールされているハードウェアが手元になければ当然ながら利用することができません。
その反面、クラウド型と違ってインターネットを介さずに利用できることからセキュリティ性が高いといったメリットもあります。それぞれメリットがあるため、どちらの種類を選ぶかはケースに合わせて考える必要があります。
フリーランスの場合、一人で会計処理を行うのであればどちらでも良いと言えますが、税理士に会計処理をしてもらっている場合などは、オンライン上で利用できるクラウド型会計ソフトを選ぶのが良いのではないでしょうか。
クラウド会計ソフトの特徴
従来の会計ソフトとは異なる、クラウド会計ソフトの特徴についてご紹介します。
インストールやアップデートが不要
従来の会計ソフトは、使用するパソコンに1台ずつインストールする必要がありましたが、クラウド会計ソフトはインターネットのブラウザで操作可能です。インストールが不要で、システムアップデート時もパソコンのソフトを更新する必要はありません。手間をかけず、いつでも最新のシステムを利用できるのが、クラウド会計ソフトのメリットです。
デバイスや場所に縛られない
インストールが不要のクラウド会計ソフトは、細かい動作環境の指定はありますが、基本的にはパソコン、スマホ、タブレットなど使用するデバイスを選ばず利用可能です。インターネットに接続できる環境があれば、外出先のカフェやレンタルスペース、旅先でも、手間をかけずにオフィスにいるのと同様に利用できます。場所に縛られずに仕事をしたいフリーランスや、複業での利用には、大きなメリットといえるでしょう。離れた場所でもデータを同期して利用できる点は、税理士に依頼する際のデータ共有にも便利です。
データ保全力が高い
従来の会計ソフトではパソコン内にデータを保存するため、キーボードにコーヒーをこぼした際の水濡れ、持ち運びの際の落下による衝撃などでデータが消えてしまうと、一からすべて入力し直す必要がありました。しかし、クラウド会計ソフトを利用すれば、万一パソコンが故障した場合にも、入力したデータはサーバーにそのまま保存されているため、別のデバイスから問題なく再開することができます。
複数の端末で利用可能
クラウド型会計ソフトの大きなメリットと言えるのが、「複数の端末で利用できる」という点です。オンプレミス型のように限定された端末から利用する必要性はなく、ほとんどのソフトはパソコンはもちろんスマートフォンやタブレットなどからでも利用することができます。例えば在宅中はパソコンで作業をして、外出先ではタブレットで会計処理を進める、というように使い分けることが可能です。
また、この特徴は税理士などと協力して会計処理を行う場合に役立ちます。例えばオンプレミス型のソフトだとインストールされているパソコンでしかソフトを実行できないため、自宅のパソコンにソフトがインストールされている場合、会計処理を手伝ってもらう際はわざわざ税理士に自宅まで来てもらう必要があります。
クラウド型の場合、権限さえあればどのような端末からでもアクセスが可能であり、税理士が所有しているパソコンやスマホなどから会計ソフトを利用できます。クラウド型会計ソフトを利用することで、税理士とのやりとりをより円滑に進められるでしょう。
法改正などに合わせて機能が更新される
確定申告に関係する「税法」をはじめ、法律はことあるごとに改正される可能性があります。クラウド型会計ソフトは、そういった法改正にリアルタイムで対応し、バージョンアップしていけるのも大きな強みです。
オンプレミス型のソフトも更新をすること自体は可能ですが、更新するためには更新用のパッケージを用意する必要があり、更新そのものも手動で行う必要があります。
クラウド型会計ソフトはサービスの提供会社が自動でシステムをアップデートするため、法改正に合わせて自動でソフトの機能も変更されることがほとんどです。法改正に伴う会計処理のミスやヒューマンエラーを限りなく減らすことができるでしょう。
注意点：セキュリティは守られているか？
クラウド会計ソフトでは、金融機関と同等のセキュリティレベルでデータが管理されていることが多いため、自社のパソコン内で管理するよりも安全性が高いといえるでしょう。ただし、ログイン時に利用するユーザーIDとパスワードが第三者に知られてしまった場合、データの漏洩や改ざんが行われるリスクはあります。
使用するデバイスからユーザーIDとパスワードが流出してしまうことを防ぐため、画面ロックやログインの二段階認証を使用する、スマホやタブレットについてもセキュリティソフトを導入する、などの予防対策を行いましょう。
クラウド型会計ソフトの選び方
クラウド会計ソフトは多くの種類がリリースされているため、選択に迷ってしまうことがあるかもしれません。選ぶ決め手として、まず自分がクラウド会計を使って何をしたいかを明確にし、それぞれのソフトで何ができるか・自分のしたいことが叶えられるか、どのように運用していくのか、という観点から決めると良いでしょう。
何がしたいのか？
最初に、「クラウド会計ソフトを使って何がしたいのか」を明確にしましょう。たとえば、確定申告の書類作成を簡単に行いたい、売上や経費などお金の動きを効率的に入力したい、経理知識に自信がないため自動仕訳をしてほしい、などです。
帳簿付けや確定申告以外に、請求書の発行を簡略化したい、経営レポートで事業を把握したい、といった希望もあるかもしれません。スマホで作業を完結させたい人や、わからないことを電話相談できるサポートが欲しいという人もいるでしょう。自分に必要な機能が明確になれば、実際に運用を始めてから「ほしい機能がなかった」と失望することもなくなります。
何ができるのか？
クラウド会計ソフトの代表的な機能として、インターネットバンキングやクレジットカードのWeb明細との連携機能が挙げられるでしょう。日々の明細を取得して仕訳まで自動で行ってくれるため、会計業務の作業負担がまとめて軽減できます。人工知能・機械学習AIが入力データを学習することで、使うほどに自動入力・自動仕訳の精度が高くなるソフトもあります。ソフトによっては、レシートや領収書を撮影したデータを取り込んで自動入力することも可能です。
請求書関連のサポートでは、納品書・見積書から請求書を作成できる機能や、請求書の発行時に自動で売上を計上して漏れを防ぐ機能もあります。また、2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されているため、紙で印刷したものを原本として保管できなくなりました。改正電子帳簿保存法に対応するクラウド会計ソフトを選ぶのも重要になるでしょう。
容易に導入できるか？
クラウド型会計ソフトはオンプレミス型に比べて導入自体は手軽にできるものの、何も準備せずに導入できるとは限りません。税理士がクラウド型会計ソフトに対応できるかどうか、自身が有しているデータを移行できそうかどうかなど、まずは導入できそうかをしっかり確認しましょう。
準備の手間を無視して会計ソフトを選んでしまうと、データ移行ができない、税理士との間にトラブルが生じたりと問題が起こるきっかけになるかもしれません。
サポート体制が整っているか？
クラウド型会計ソフトは便利機能が豊富に揃っているものが多い反面、それだけ使い方などが複雑になっており、不慣れな方では機能を使いこなせず利用を断念してしまうこともあります。そこで重要になるのが会計ソフトを問題なく利用できるだけのサポート体制が整っているかどうかです。
サポート体制が万全な企業であれば、電話やメールはもちろん、チャットやビデオ会議を通じてリアルタイムでサポート対応していることも珍しくありません。ソフトの使い方を熟知している方はともかく、「会計ソフトを使いこなせるか不安」という方はサポート体制についてしっかり確認しておきましょう。
複業・個人事業主におすすめのクラウド会計ソフト3選！
それでは最後に、複業や個人事業主、フリーランスの利用に最適な3つのクラウド会計ソフトをご紹介します。
マネーフォワードクラウド
マネーフォワードクラウドは、経理業務を簡単かつ効率的に行うことができるクラウド型の会計ソフトです。銀行やクレジットカード、電子マネーとの連携により取引明細を自動で取得し、AIが勘定科目を提案することで仕訳入力の手間を減らします。
また、日々の仕訳データから決算書を自動作成し、経営に必要な様々なレポートを提供します。クラウド上でのデータ共有により、いつでもどこでも最新の情報にアクセスできるため、経理担当者の在宅勤務も支援します。
さらに、マネーフォワードクラウド請求書・経費・勤怠・給与など、バックオフィス業務をトータルでサポートし、業務効率を大幅に向上させることができます。
詳細や料金については、公式ウェブサイトでご確認いただけます。
＼ マネーフォワードクラウド ／
freee会計
freee会計は、クラウドベースの会計ソフトウェアで、個人事業主から中規模法人まで広く対応しています。
経理・決算作業を簡単に行うことができ、初めての方でも確定申告の書類作成が可能です。また、リモートでのバックオフィス作業が実現可能であり、小さな企業でも自身で法人税申告ができるように設計されています。
freee会計は、人事労務ソフト、法人設立サポート、ERPソフト、事業用クレジットカードなど、多岐にわたる機能を提供し、中小企業の経理・会計作業を自動化し時間削減を実現します。消費税増税やマイナンバー制度への無料自動対応も特徴です。
詳細は公式ウェブサイトでご確認いただけます。
＼ freee会計 ／
やよいのオンライン
弥生株式会社が提供する「やよいの青色申告オンライン」と「やよいの白色申告オンライン」は、確定申告の作業を簡単にするためのサービスです。
「やよいの青色申告オンライン」は、初心者でも容易に確定申告資料を作成でき、簿記の知識がなくても帳簿付けが可能です。初年度の利用は無償で提供されます※。
「やよいの白色申告オンライン」は、帳簿づけから電子申告までを無料で提供し、取引データの自動取得や仕訳、レポート作成が特徴です。ただし、全ての機能を利用するためには有料プランが必要で、初年度は半額で提供されます※。
どちらのソフトも初心者向けに設計されており、確定申告の手続きを簡素化しますが、青色申告と白色申告の税制上の違いにより、選択は事業状況に応じて異なります。詳細は公式ウェブサイトでご確認いただけます。
詳細は公式ウェブサイトでご確認いただけます。
＼ やよいのオンライン ／
※キャンペーン実施期間に限る
まとめ
複業やフリーランスの会計業務には、場所を選ばず利用できるクラウド会計ソフトが便利です。これまで手作業で行っていた取引データの入力も、Web明細の取得からAIを活用した仕訳・入力まで自動化できれば、作業時間を大幅に削減して会計業務が効率化できます。
見積書の作成や、請求書の発行、確定申告まで画面の案内にそって入力するだけで完了するクラウド会計ソフトは、本業と複業の両立で忙しい人にこそオススメのツールです。自分に必要な機能を備えたクラウド会計ソフトを賢く選んで、会計業務の効率化にお役立てください。