ZoomやTeamsを使ったWEB会議を実施する機会が増えています。
ここでは、社内外へのプレゼンテーションをWEB会議で成功させるために必要な、WEB会議をテンポ良く進行させるためのコツ、実施するうえで押さえておくべきポイントについて紹介します。
WEB会議システムを使用する際のポイント
2020年５月に矢野経済研究所が東京都や大阪府などの7都府県に勤務する20歳～70歳代の男女500人に対して行ったアンケート調査では、約80%の人がWEB会議システムを利用したことがあると回答しています。
出典：テレワーク関連ソリューションの動向調査を実施（2020年）
コロナ禍で、テレワークを強いられる状況となり、極めて短期間にオンラインツールの利用が進んだ結果と言えるでしょう。
しかし、急速に普及したため、多くの人がWEB会議を利用したことはあるものの、ツールの機能を十分に使いこなすことが出来なかったり、WEB会議の進行の仕方や守らなければならないルールを十分に理解していなかったりといった課題も発生しています。
最適なWEB会議システムを選ぶ
現在使用されているWEB会議システムはさまざま。円滑なWEB会議を実施するためには、目的にあったシステムである必要があります。ここではWEB会議システムのチェックポイントをご紹介します。
接続
通信回線を通じてネットで繋がるWEB会議システムでは接続が安定していることが最も重視されます。会議に集中するためには、相互の話が中断されることなくやり取りが出来ることが求められます。
セキュリティ
会議では業務上のデータを取扱うことが多く、通信を利用するWEB会議ではセキュリティの信頼性も求められます。
アカウント
一度に接続できるアカウント数は、システムによって異なります。接続の仕方もさまざま。会議の要領によっては、一部の人だけが双方向でやり取りをして、その他にはライブ配信だけといった使い方もあります。接続できるアカウント数と接続方法が会議のニーズに合っていなければなりません。
操作性
PCなどの操作に慣れていない人にも使いやすいシステムが必要です。急速な普及で不慣れな人も参加することもあり、直感的に使えることが大切です。
円滑なWEB会議を実施するためのポイント
WEB会議は直接対面して実施する会議とは違った状況での会議となります。
微妙なニュアンスが伝わり難かったり、会議室とは違って周囲の雑音が入ったりすることも理解した上で実施すること良いでしょう。
そして、WEB会議には従来の会議では参加できなかった遠距離の人も参加できるというメリットがあります。
コツを押さえてメリットを活かすためには、事前の準備と会議の進め方、会議終了時の確認が大切になります。
WEB会議前の準備
会議前の準備で最も大切なことは、会議参加者全員が事前に議題や資料を共有しておくことです。
社内の会議室で実施する会議と違って、リモートであることから会議そのものを忘れてしまうこともあるかもしれません。主催者はリマインダーの送付などの配慮が必要です。
会議開始のタイミングに映像が映らなかったり、音声が聞こえないといったトラブルが発生することは、よくあります。
事前に接続テストを実施する、会議の開始前に全員がWEB会議に一度接続するようにするなど、WEB会議をうまく運営するために習慣づけておいた方が良いでしょう。
WEB会議の進め方
WEBカメラ越しの会議は、どうしても硬くなりがちです。
会議の冒頭は、アイスブレイクとして参加者全員の近況などのショートトークをまわすことで雰囲気が柔らかくなります。
一人ずつにパソコンなどの端末がなく、複数の人で一台の端末を使用する場合には参加者が分かるように全員を紹介してから始めると良いでしょう。
ショートトークが終わって、会議本題に入る際には再度、会議の目的を徹底しておくことも大切です。
そうすることで、途中で議題からそれた場合に軌道修正しやすくなります。
併せて、会議のルールを共有しておいた方が良いでしょう。
例えば、「他の人の発言を途中でさえぎらない」ことや、分からないことがあった場合のチャット機能活用などの時間節約の方策について事前に伝えておくことも有効です。
会議終了時の確認
WEB会議では途中で通信が途切れる可能性もあるので、会議終了時には全員の認識を一致しておくことが大切です。
話し合いの概要、決定事項や決めることが出来なかった事項など簡潔に主催者がまとめ、今後の予定や流れについても確認するようにしておきましょう。
終了時にも全員から振り返りとして短い感想などのコメントをもらい会議を終えれば、全員の認識を再確認することができます。
WEB会議中に注意を払っておくべき事項
通常の会議進行の注意点に加え、WEB会議ならではの押さえておきたいポイントがあります。
WEBカメラの活用
直接の対面でなくとも、表情が相手に見えることで賛否や理解の度合いが相手に伝わります。
うなずいたり、笑顔になったりするリアクションも会議を進行しやすくする行動です。
また、WEB会議では音声が少し遅れることがあります。これによって、発言が重なったりすることは進行の妨げです。
WEBカメラ越しに挙手した人や、誰からも発言がなかった場合に表情を見て主催者が発言者を指名することで会議を効率的に進行することができます。
マイクのONとOFFの切り替え
WEBカメラは常時ONにしておくことで効果があります。
しかし、マイクは状況に応じてONとOFFを切り替えながら使うことが大切。マイクが常時ONでは、会議に関係ない音まで拾ってしまいます。
会議に関係ない雑音で進行を妨げないように発言するとき意外はOFFにしておく方が良いでしょう。
ONとOFFの切り替えは習慣化しておかないと案外難しいものです。
会議が始まったら、常に注意するようにした方が良いでしょう。
明確な意思表示
WEB会議では参加者の意思が伝わり難い特性があります。
相づちや首をかしげるなどの動作は参加者に自分の意思を伝える上で効果的です。
また発言においては、終わりが音声遅れなどの影響で分かりづらいとも言われています。
話し終わりに「以上」を付けることで次の人も発言しやすくなります。
伝えたいことを簡潔に表現することも大切です。簡潔に終わりの分かる発言をすることで、参加者に明確に意思を伝えることができます。
まとめ
WEB会議は従来の会議とはまったく違う形態の会議です。
円滑なWEB会議には事前準備と進行上のコツを押さえることが大切です。
従来の方法では参加できなかったような遠距離の人も会議に参加できるメリットもあるので、WEB会議を開く際には、事前の準備をしっかりとしたうえで、円滑な会議進行ができるよう心がけましょう。